Politique de protection des renseignements personnels et de confidentialité
Vous avez choisi de vous rallier derrière la cause de la Fondation des Canadiens pour l’enfance : cette confiance à notre égard nous est très précieuse. C’est pourquoi nous nous faisons un point d’honneur d’agir en tout temps avec intégrité et transparence, y compris dans notre façon de veiller sur vos renseignements personnels.
Conformément au droit applicable, vous trouverez dans la politique ci-dessous l’information relative aux différents contextes dans lesquels la Fondation peut être amenée à recueillir, utiliser, ou divulguer vos renseignements personnels de même qu’aux droits que vous pouvez exercer relativement à ceux-ci. Sachez que dans tous les cas, protéger avec diligence les informations que vous nous confiez demeure pour nous une priorité absolue.
N’hésitez pas à communiquer avec nous si, au terme de votre lecture de notre Politique de protection des renseignements personnels et de confidentialité, l’une de vos questions demeure sans réponse. Il nous fera un plaisir d’y répondre.
La Fondation des Canadiens pour l’enfance (la « Fondation ») recueille, utilise, communique et conserve régulièrement des renseignements relatifs aux personnes physiques qui interagissent avec elle dans le cadre de sa raison d’être et de ses activités philanthropiques.
Consciente de l’importance de la protection des renseignements personnels, la Fondation entend se conformer au cadre législatif applicable à cet égard, notamment à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi »).
Un « renseignement personnel » s’entend de tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier, peu importe son support ou sa forme (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée).
Cette politique (la « Politique ») a pour but d’informer toutes les personnes physiques qui interagissent avec la Fondation de la manière dont la Fondation gère leurs renseignements personnels, notamment les fins pour lesquelles elle les recueille et dans certains cas, les conserve.
La Politique contient également de l’information importante quant aux droits dont disposent les personnes concernées et la façon dont ils peuvent les exercer.
En conformité avec la Loi, les renseignements personnels qui concernent l’exercice par une personne d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son nom, son titre et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail ne sont pas visés par la Politique.
La Politique ne s’applique pas aux sites webs de tiers (ex : Facebook, LinkedIn), même s’il est possible d’y accéder en cliquant sur des liens partagés par la Fondation. Dans ces cas, il est recommandé de se référer aux politiques de protection des renseignements personnels et de confidentialité de ces sites.
Aussi, la gestion des renseignements personnels des employés de la Fondation fait l’objet d’une politique distincte.
La Politique relève de la direction générale de la Fondation. Le comité de direction de la Fondation en assure l’application.
En fournissant des renseignements personnels à la Fondation ou à ses représentants autorisés, vous consentez à ce que la Fondation recueille, utilise, communique et conserve ces renseignements conformément au droit applicable, notamment pour les fins et selon les moyens nécessaires pour mener à bien sa raison d’être et ses activités philanthropiques, comme plus amplement décrits dans la Politique.
Si vous fournissez des renseignements personnels à la Fondation ou à ses représentants autorisés concernant une autre personne, vous déclarez que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de la part de cette personne afin de permettre à la Fondation de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces renseignements conformément au droit applicable, notamment pour les fins et selon les moyens nécessaires pour mener à bien sa raison d’être et ses activités philanthropiques, comme plus amplement décrit dans la Politique.
La Fondation recueille les renseignements personnels vous concernant principalement auprès de vous.
Elle peut aussi en recueillir auprès d’autres personnes, si la Loi l’autorise ou si vous y consentez. Par exemple, la Fondation pourra recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès d’une personne qui organise une activité au profit de la Fondation et à laquelle vous avez choisi de participer.
Sauf dans le cas d’initiatives particulières (et dans ce cas, uniquement avec le consentement d’un titulaire de l’autorité parentale ou d’un tuteur), la Fondation a comme pratique de ne pas recueillir de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 14 ans. Si un titulaire de l’autorité parentale ou un tuteur constate qu’un enfant de moins de 14 ans a fourni des renseignements personnels à la Fondation sans son consentement, il doit contacter la Fondation comme indiqué dans la section ''17. Comment communiquer avec la Fondation relativement à la gestion de vos renseignements personnels ».
La Fondation peut recueillir des renseignements personnels vous concernant directement (lors d’interactions directes avec vous, par exemple, par le biais de ses plateformes, de ses employés ou de ses bénévoles), ou indirectement (par exemple, par l’entremise de plateformes, d’employés ou de bénévoles de tierces parties, de partenaires philanthropiques, d’organisateurs d’activités bénéfice, de fournisseurs de service et de mandataires). Cette collecte peut s’effectuer de différentes manières, notamment :
- En personne, par téléphone, par la poste, par courriel, par SMS;
- Par des formulaires ou des sondages (imprimé ou en ligne);
- Par des sources publiquement accessibles (ex : registres publics, moteurs de recherche, médias).
La Fondation ne recueille et dans certains, ne conserve, que les renseignements personnels nécessaires pour mener à bien sa raison d’être et ses activités philanthropiques. En voici quelques exemples :
- Renseignements d’identification : nom et prénom, photos, signature.
- Renseignements de contact personnels : adresse postale, adresse électronique, numéro(s) de téléphone, coordonnées en cas d’urgence (lors d’activités ou d’évènements).
- Renseignements financiers et transactionnels : détails d’une carte de paiement (crédit ou débit), renseignements bancaires, historique de contributions et de participation à des activités ou évènements.
***À noter que la Fondation se conforme aux normes de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI-DSS). La Fondation ne conserve aucun numéro de carte de crédit ou de débit ni de code de sécurité à 3 ou 4 chiffres. - Renseignements biographiques : date de naissance, âge, sexe, état civil ou autres identifiants économiques, culturels ou sociaux, réseaux, implication sociale, affiliations personnelles, liens familiaux, photos, vidéos, histoire avec la Fondation ou des organismes qu’elle soutient
- Renseignements relatifs à la gestion de dons testamentaires et d’assurance vie : date de décès, identifiants gouvernementaux (incluant le numéro d’assurance sociale), renseignements financiers.
- Renseignements relatifs au marketing relationnel : préférences, commentaires, réponses à des sondages.
- Renseignements de candidature à l’emploi : curriculum vitae, données nécessaires à des vérifications d’antécédents et de références.
La Fondation peut aussi créer ou déduire des renseignements à partir des renseignements personnels recueillis. Par exemple, la Fondation pourrait vous créer un profil d’utilisateur ou un identifiant. Ces renseignements sont considérés comme des renseignements personnels. Ils seront gérés et protégés selon les mêmes pratiques que le reste de vos renseignements personnels.
En plus des fins liées à ses obligations légales et réglementaires, la Fondation recueille et dans certains cas, conserve les renseignements personnels nécessaires pour mener à bien sa raison d’être et ses activités philanthropiques. Cette raison d’être et ces activités se déclinent en plusieurs volets.
Fins de la collecte :
- Savoir qui vous êtes
- Connaître ou vérifier votre identité
- Établir et mettre à jour votre profil, incluant vos coordonnées, vos attentes et vos intérêts philanthropiques
- Développer et maintenir une relation avec vous
- Répondre à vos questions
- Vous accompagner de façon personnalisée, selon vos intérêts philanthropiques
- Vous communiquer des nouvelles ou de l’information sur la Fondation ou sur les organismes qu’elle soutient
- Vous inviter à des évènements organisés par la Fondation
- Vous inviter à participer à ou à soutenir des activités de collecte de fonds organisées par des tiers au profit de la Fondation
- Vous solliciter à contribuer financièrement à la Fondation
- Traiter vos contributions et engagements à la Fondation, y compris vous remettre un reçu fiscal
- Traiter votre demande d’organisation d’une activité au profit de la Fondation
- Traiter votre inscription à une activité ou à un évènement organisé par ou au profit de la Fondation
- Traiter votre engagement comme bénévole à la Fondation
- Donner suite à votre volonté de partager votre histoire afin de contribuer au rayonnement de la Fondation
- Obtenir votre opinion sur les services de la Fondation
- Vous remercier pour votre engagement à la Fondation
- Vous reconnaître pour votre engagement à la Fondation, notamment par la publication de votre nom et niveau de don (dans certains cas) dans les listes publiques de donateurs de la Fondation
- Traiter toute plainte ou insatisfaction
Dans le cas de candidatures à l’emploi
- Vous permettre de recevoir des alertes d’emploi
- Vous permettre de postuler un emploi
- Traiter vos demandes d’emploi et analyser votre candidature
- Conserver votre candidature afin de la considérer pour divers postes
Afin d’offrir une expérience de navigation optimale sur son site, la Fondation utilise des témoins de connexion (aussi connus sous le nom de cookies).
Ces témoins de connexion sont utilisés à une seule fin, optimiser l’expérience de navigation des visiteurs sur les sites web de la Fondation, et ne sont en aucun cas, reliés à l’identification des visiteurs.
La Fondation a recours des services et outils d’analyse, qui utilisent des témoins, pour collecter des informations non nominatives afin de mieux comprendre les interactions des utilisateurs et générer des rapports sur les statistiques de performance de ses sites. Ces témoins, utilisés à des fins d’analyse, permettent de mieux comprendre vos interactions avec le site web de la Fondation. Ces informations permettent de proposer des contenus de meilleure qualité et des fonctionnalités qui améliorent votre expérience utilisateur.
D’autres témoins sont utilisés afin de sécuriser les plateformes numériques offertes par la Fondation et ainsi faire la distinction entre une action de nature humaine et robotisée.
La Fondation utilise également des pixels de suivi liés à Facebook notamment, pour le ciblage publicitaire.
Dans le cadre de sa raison d’être et de ses activités philanthropiques, la Fondation pourrait communiquer vos renseignements personnels à des tiers, y compris à des tiers à l’extérieur du Québec.
Par exemple, la Fondation pourrait communiquer des renseignements personnels aux tiers suivants :
- Des partenaires philanthropiques, des bénévoles ou des organisateurs d’activités qui contribuent à ou sont au cœur de la raison d’être et des activités philanthropiques de la Fondation. Ceux-ci peuvent entre autres être appelés à solliciter des contributions financières et à participer au recrutement d’autres bénévoles. Des renseignements personnels peuvent également être partagés avec eux à des fins de logistique évènementielle et de remerciement;
- Des fournisseurs de services en technologies de l’information qui, par exemple, hébergent le site web de la Fondation et lui permettent d’offrir des services en ligne;
- Des fournisseurs de services en communication et d’impression de documents qui permettent notamment à la Fondation de communiquer avec vous (administration et envoi d’invitations, d’infolettres, de sondages, de publipostage et de reçus);
- Des fournisseurs de services de télémarketing qui appuient la Fondation dans ses initiatives de développement philanthropique;
- Les autorités gouvernementales et organismes d’application lorsque les lois applicables l’exigent, lorsqu’un tribunal l’ordonne ou encore, lorsqu’un organisme de prévention et de gestion de la fraude le requiert.
Dans tous les cas, la Fondation limite les renseignements personnels qu’elle communique à des tiers à ceux qui sont raisonnablement nécessaires. La Fondation s’assure aussi que les renseignements partagés bénéficient d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus.
Vous avez le droit de demander la transmission des renseignements personnels détenus par la Fondation.
Pour exercer votre droit à la portabilité des données, veuillez vous référer aux coordonnées qui figurent dans la section « 17. Comment communiquer avec la Fondation ». Toute telle demande sera traitée dans un délai raisonnable, conformément aux exigences de la loi.
Il est à noter que ce droit s’applique uniquement aux renseignements personnels fournis par vous et lorsque leur transfert est techniquement réalisable. La Fondation prendra les moyens nécessaires afin de valider votre identité avant de vous transmettre vos renseignements personnels dans le cadre d’une telle demande.
Les renseignements personnels détenus par la Fondation sont conservés de diverses façons.
Certains renseignements personnels sont conservés physiquement ou de façon électronique à la Fondation.
D’autres renseignements personnels sont hébergés chez ou communiqués à des fournisseurs situés au Québec et à l’extérieur du Québec. Dans ce cas, la Fondation s’assure ici encore que ces renseignements bénéficient d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus.
La Fondation s’efforce de se conformer aux normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements personnels qu’elle recueille et conserve en adoptant des mesures physiques, administratives et technologiques appropriées pour protéger les renseignements personnels qu’elle détient, y compris :
- En limitant l’accès à vos renseignements personnels et leur utilisation;
- En protégeant les installations de la Fondation et ses systèmes informatiques;
- En communiquant avec vous de façon sécuritaire.
Dans le cas d’un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels et présentant un risque de préjudice sérieux pour vous, la Fondation vous en avisera dans les meilleurs délais par suite de sa connaissance de cet incident, conformément à la Loi. Dans tous les cas, la Fondation s’efforcera de prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice vous soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
La Fondation ne conserve vos renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve de ses obligations légales et réglementaires, et du délai nécessaire pour protéger ses droits en cas de recours.
La Fondation pourrait choisir d’anonymiser certains renseignements personnels avant de les détruire et d’en conserver une copie. Une fois anonymisés, ces renseignements ne permettent plus de vous identifier et ne sont donc plus considérés comme des renseignements personnels. Ils peuvent être utilisés pour améliorer l’offre de services de la Fondation, pour identifier des tendances ou mettre en place des indicateurs de performance.
Sous réserve de certaines conditions prévues par la Loi, vous avez des droits concernant les renseignements personnels que la Fondation détient sur vous.
- Savoir si la Fondation détient des renseignements personnels sur vous et y accéder : vous pouvez demander si la Fondation détient des renseignements personnels sur vous, consulter les renseignements personnels que la Fondation détient sur vous et en obtenir communication, le cas échéant. Vous pourriez devoir payer des frais raisonnables dans un tel cas.
- Rectifier vos renseignements personnels : vous pouvez demander à la Fondation de rectifier tout renseignement personnel vous concernant qui est inexact, incomplet ou équivoque.
- Supprimer ou désindexer vos renseignements personnels : vous pouvez demander à la Fondation de supprimer des renseignements personnels, ou encore cesser de diffuser vos renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion vous cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.
- Retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels à certaines fins : vous pouvez retirer votre consentement à l’égard de l’une ou de plusieurs des fins suivantes :
- Communication de nouvelles ou d’information sur la Fondation ou sur les organismes qu’elle soutient (ex : vous partager l’histoire de jeunes ayant bénéficié des programme de la Fondation, des développements scientifiques propulsés par la philanthropie, des témoignages de donateurs engagés, les résultats de campagne de financement, le rapport annuel de la Fondation, des renseignements sur les dons planifiés)
- Invitation à des évènements organisés par la Fondation (ex : vous encourager à participer au RadioTéléDON)
- Invitation à participer à des activités de collecte de fonds organisées par des tiers au profit de la Fondation (ex : vous convier à une une campagne au profit de la Fondation)
- Sollicitation à contribuer financièrement à la Fondation (ex : vous inviter à donner à la campagne de fin d’année, vous encourager à considérer diverses façons de donner, comme le don mensuel, vous inciter à participer ou à former ou à encourager financièrement une équipe dans le cadre d’un évènement)
- Vous remercier pour votre engagement envers la Fondation (ex : vous transmettre un message non automatisé de remerciement par suite d’une contribution
- Publier votre nom et votre niveau de don (lorsqu’applicable) dans les listes publiques de donateurs de la Fondation - Gérer vos préférences de communication : la Fondation privilégie certains moyens de communication selon les fins visées par celle-ci. Vous pouvez cependant demander à la Fondation de ne plus communiquer avec vous par le(s) moyen(s) que vous lui aurez indiqué(s) parmi les suivants :
- Par téléphone;
- Par la poste;
- Par courriel;
- Par SMS;
- Par l’intermédiaire de campagnes publicitaires d’audiences ciblées présentées sur les médias sociaux.
La Fondation s’efforcera de respecter ce choix, dans le respect de vos droits et de ses obligations.
1. Procédure à suivre
Toute demande en lien avec l’exercice de vos droits à l’égard de vos renseignements personnels doit respecter les conditions suivantes :
a. Être mise par écrit;
b. Être soumise par une personne en mesure de démontrer son identité à titre :
- de personne concernée par les renseignements personnels;
- de représentant dument autorisé de la personne concernée;*
* Il est à noter que la Loi limite les droits d’un liquidateur, d’un bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès, d’un héritier ou d’un successible. - de titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur de la personne concernée.
c. Être adressée à la personne Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent dans la section « 17. Comment communiquer avec la Fondation »;
d. Préciser le ou les droit(s) que vous souhaitez exercer en vous référant au tableau de la section « 13. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels » :
- Savoir si la Fondation détient des renseignements personnels sur vous et y accéder
- Rectifier vos renseignements personnels
- Supprimer ou désindexer vos renseignements personnels
- Retirer votre consentement à certaines fins*
- Gérer vos préférences de communication**
* Dans le cas où vous souhaitez retirer votre consentement à certaines fins, vous devez préciser les fins dont il s’agit parmi les suivantes :
- Que la Fondation ne me transmette plus de nouvelles ou d’informations sur la Fondation et les organismes qu’elle soutient
- Que la Fondation ne m’invite plus à des évènements organisés par la Fondation
- Que la Fondation ne m’invite plus à participer à des activités de collecte de fonds organisées par des tiers au profit de la Fondation
- Que la Fondation ne me sollicite plus pour une contribution financière
- Que la Fondation ne me transmette plus de remerciements non automatisés pour mon engagement envers la Fondation
- Que la Fondation ne publie plus mon nom et, lorsqu’applicable, mon niveau de don dans les listes publiques de donateurs de la Fondation
** Dans le cas où vous souhaitez gérer vos préférences de communication, vous devez préciser le(s) moyen(s) par lequel(s) vous ne souhaitez pas que la Fondation communique avec vous parmi les suivants :
- Par téléphone;
- Par la poste;
- Par courriel;
- Par SMS;
- Par l’intermédiaire de campagnes publicitaires d’audiences ciblées présentées sur les médias sociaux.
2. Justification de l’identité
Pour des raisons de sécurité, la Fondation vous demandera des informations spécifiques afin de l’aider à confirmer votre identité en vue de l’exercice de vos droits.
3. Suivi à une demande
La Fondation donnera suite par écrit et au plus tard 30 jours suivant la réception d’une demande.
Si elle refuse votre demande en tout ou en partie, la Fondation vous fournira plusieurs informations, y compris, les raisons du refus, les références aux lois et règlements qui justifient ce refus, les recours qui s’offrent à vous et les délais pour les exercer.
Il est à noter que la Fondation peut, dans certaines circonstances, demander à la Commission d’accès à l’information de l’autoriser à ne pas tenir compte de demandes manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique ou qui, de l’avis de la Commission, ne sont pas conformes à la Loi. Elle peut aussi demander à la Commission de limiter une demande ou de prolonger le délai dans lequel elle doit répondre.
Vous pouvez vous adresser à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à la Fondation aux coordonnées ci-dessous pour :
- Demander de l’aide, transmettre un commentaire ou poser toute question en lien avec la protection de vos renseignements personnels;
- Exercer l’un de vos droits en matière de protection des renseignements personnels ou exprimer une préférence de communication;
- Aviser la Fondation si vous avez des raisons de penser que vos renseignements personnels ont été compromis;
- En savoir davantage sur les catégories de personnes ayant accès aux renseignements personnels à la Fondation ou sur leur durée de conservation;
- Déposer une plainte liée à la gestion de vos renseignements personnels.
Par courriel : fondation@canadiens.com
Par la poste :
Fondation des Canadiens pour l’enfance
À l’attention de : Protection des renseignements personnels
1275, rue Saint-Antoine ouest
Montréal (Québec) H3C 5L2
Merci de fournir toute l’information nécessaire afin que la Fondation puisse donner suite à votre demande.
La Fondation se réserve le droit de mettre à jour cette Politique pour tenir compte de l’évolution des lois, des règlements et des normes en matière de protection des renseignements personnels. Veuillez consulter régulièrement la version de la Politique déposée sur le site Web de la Fondation afin de vous tenir au courant des modifications qui pourraient y être apportées.